Jak připravit podklady pro účetní firmu

Delegace účetnictví na externí firmu je často využívanou variantou u menších a středních firem z důvodu ušetření firemních nákladů a zároveň pro zajištění profesionálního vedení účetnictví, personální a mzdové agendy, podávání daňového přiznání či komunikace s úřady. Jaké je ale zapotřebí připravit podklady pro externí účetní firmu, aby vám mohla řádně posloužit? Odpověď najdete v dnešním článku.

Podklady pro celkové předání účetnictví

Pokud jste se vedení účetnictví rozhodli předat profesionální účetní firmě, je potřeba jim dodat následující podklady:

• hlavní účetní knihu
• účetní závěrky
• účetní deníky
• knihu závazků a pohledávek
• vnitřní účetní směrnice a účtový rozvrh
• daňová přiznání z minulých let
• inventarizaci rozvahových a podrozvahových účtů
• inventurní seznam majetku, drobného majetku, zásob, zboží, materiálu a hotovosti v pokladně
• zůstatky na účtech za uplynulá účetní období
• obraty výsledkových účtů a účetní doklady rozpracovaného účetního období (toto se týká situace, kdy dojde k převzetí uprostřed zdaňovacího období)

Potřebné dokumenty při předání vedení mzdového účetnictví

Mzdová a personální agenda patří mezi nejsložitější části firemního účetnictví – nedotýká se pouze zaměstnanců, nýbrž také úřadů a je potřeba ji správně vést již od přijmutí prvního zaměstnance (začátek pracovního vztahu vzniká při uzavření jakékoliv pracovní smlouvy). Při předávání mzdové a personální agendy je zapotřebí externí účetní firmě dodat následující:

• pracovní smlouvy a jejich dodatky
• platové výměry
• mzdové listy
• prohlášení poplatníků k dani a související potvrzení
• dohody o provedení práce a o pracovní činnosti (DPP a DPČ)
• kopie rodných listů dětí
• smlouvy o úvěrech na bydlení a životní pojistky
• zbývající dny dovolené
• potvrzení o zdanitelných příjmech z minulého roku
• informace o zaměstnancích na rodičovské dovolené

Jaké podklady dodat účetní pro podání daňového přiznání?

Základ daně z příjmů se vypočítává z údajů v daňové evidenci, které musí obsahovat informace o příjmech, výdajích, majetku, pohledávkách a závazcích firmy. Dále je velmi vhodné dodat též údaje a doklady k odpočitatelným položkám a ke slevám na dani. Zároveň dodejte daňová přiznání z předchozích let. Díky těmto podkladům se vám značně sníží částka, kterou na dani v daném roce zaplatíte. Pojďme se nyní na jednotlivé položky podívat podrobněji.

Příjmy a výdaje – sem patří peněžní i nepeněžní příjmy firmy, které jste během kalendářního roku obdrželi buď na firemní bankovní účet či v hotovosti. Do výdajů se započítávají daňově uznatelné výdaje a odpočitatelné položky jako jsou dary, členské příspěvky či životní a penzijní připojištění. Pokud jste zároveň plátcem DPH, je zapotřebí dodat informace o uskutečněných a přijatých plněních.

Majetek, závazky a pohledávky – sem se řadí informace z inventury provedené ke konci zdaňovacího období. Musí zde být uvedeny informace o skutečném stavu majetku, zásob, pohledávek a závazků.

Zastoupení na úřadech

Pokud chcete, aby vás externí účetní firma zastupovala při jednáních s úřady, je potřeba jim dodat notářsky ověřenou plnou moc a přístup do vaší datové schránky. Je zároveň vhodné ošetřit si, jaká konkrétní přiznání vám bude externí účetní zpracovávat a kdo je za jeho řádné odevzdání odpovědný.

Proces předání podkladů účetní firmě

Při předávání dokumentů je zapotřebí tuto skutečnost zdokumentovat předávací listinou. V ní bude uveden seznam veškerých předaných podkladů. Měl by být co nejpodrobnější – tím zabráníte nedorozumění a pokud by se v budoucnu vyskytl nějaký problém a byli jste nařčeni z toho, že jste některé podklady nedodali, můžete se jednoduše obrátit právě na předávací listinu a snadno dokázat, že vina není na vaší straně.

Pokud byste rádi svěřili své účetnictví profesionálům, obraťte se na nás. Vyřídíme za vás vše potřebné a vy tak budete moci svou energii a čas napřít do toho, na čem vám skutečně záleží – do vašeho podnikání.